Ist es möglich, den Beitrag im Voraus zu beantragen?
Als begünstigte Person können Sie eine Vorschusszahlung im Ausmaß von bis zu 50 % des gewährten Beitrags beantragen. Sie müssen den Gesamtbetrag des gewährten Vorschusses bis zum 28. Februar des Folgejahres mit Ausgabenbelegen dokumentieren. Andernfalls müssen Sie den gesamten Vorschuss der Landesverwaltung rückerstatten. Der Antrag um Vorschuss muss bereits im Beitragsansuchen angegeben werden (im Formular enthalten).
Welche Ausgaben können anerkannt werden?
Für die Zulässigkeit von Ausgaben gelten einige Grundprinzipien.
Die Gehälter des Personals können bis zu dem für die Landesverwaltung geltenden Höchstbetrag anerkannt werden. Die Gehaltsentwicklung aufgrund des Dienstalters wird berücksichtigt. Was die Gehaltspositionen von Vereinsvorständen anbelangt, gilt als Bemessungsgrundlage:
- bei den großen Verbänden: die wirtschaftliche Behandlung der Abteilungsdirektoren des Landes;
- bei anderen Vereinigungen: die wirtschaftliche Behandlung der Amtsdirektoren des Landes.
Vergütungen und Spesenerstattungen (für Reise, Verpflegung und Unterkunft) an Referenten und Moderatoren von Fortbildungsveranstaltungen können im Rahmen der für die Landesverwaltung geltenden Richtlinien anerkannt werden.
Ein Betrag von bis zu 25 % der anerkannten Kosten jedes einzelnen Projekts (die ehrenamtlichen Leistungen ausgenommen), aber höchstens bis zu einem Gesamtbetrag von 16.000 Euro, kann durch Quantifizierung der ehrenamtlich erbrachten Leistungen belegt werden. In diesem Fall wird ein konventioneller Stundensatz von höchstens 20 Euro anerkannt. Dieser Betrag kann jährlich von der Landesregierung, unter Berücksichtigung von Erhöhungen gemäß ISTAT-Index, angepasst werden. Die ehrenamtlichen Leistungen werden durch eine Aufstellung der ehrenamtlich tätigen Mitglieder, unter Angabe der geleisteten Stundenanzahl sowie der Art der Leistung dokumentiert.
Pro Beitragsansuchen können höchstens 500.000 Euro an zulässigen Kosten anerkannt werden.
Was geschieht, wenn ich einen einheitlichen Projektcode (CUP) erhalte?
Falls Ihnen das zuständige Amt im Rahmen der Bearbeitung Ihres Ansuchens einen einheitlichen Projektcode CUP übermittelt hat (das ist der Fall, wenn der/die Antragstellende ein Verein ist), ersuchen wir Sie, Ihre Lieferanten, Dienstleister und Auftragnehmer darauf hinzuweisen, dass dieser Code auch in den elektronischen und digitalen Rechnungen im Zusammenhang mit dem Projekt eingefügt werden muss. Außerdem muss der CUP in allen projektbezogenen Zahlungsbelegen angegeben werden, in allen Formularen und bei allen Bank- und Finanzüberweisungen im Zusammenhang mit dem Projekt.
Für Ausgabenbelege, die vor Mitteilung des CUP ausgestellt wurden, müssen Sie das Formular Eigenerklärung fehlender CUP ausfüllen. Füllen Sie das Formular mit den Daten der vorher ausgestellten Rechnungen aus, die für die Abrechnung des Beitrags erforderlich sind.
Was passiert, wenn das Jahresprogramm nach der Gewährung geändert werden muss?
Das zuständige Amt kann im Rahmen des vorgelegten Jahresprogramms den Ersatz einer Initiative durch eine andere zulassen. Dies gilt nur, wenn der Antrag auf Ersatz vor Durchführung der Änderung gestellt wird.
Woraus muss die dem Auszahlungsantrag beizulegende Abrechnungsdokumentation bestehen?
Zusätzlich zum ausgefüllten Formular muss der Antrag auf Auszahlung folgende Ausgabenbelege beinhalten.
Aufstellung der Ausgaben, die den anerkannten Ausgaben entsprechen müssen und aus der die den einzelnen Projekten zugeordneten Ausgabebelege (Rechnungen usw.) klar hervorgehen. Die Aufstellung muss die Angabe zur Steuergrundlage und zur Mehrwertsteuer enthalten, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie das Zahlungsdatum. Ausgabenbelege, die vor dem Beitragsansuchen datiert sind, können nicht anerkannt werden. Zu Beginn des Folgejahres ausgestellte Rechnungen und getätigte Zahlungen können nur angenommen werden, sofern ein klarer Bezug zu den Tätigkeiten oder Projekten laut genehmigtem Jahresprogramm des Vorjahres gegeben ist.
Ordnungsgemäß quittierte Ausgabenbelege in digitaler Form: Honorarnoten, elektronische Rechnungen im XML- und entsprechenden PDF-Format. Außerdem die zugehörigen Zahlungsbestätigungen bzw. Quittungen oder Kontoauszüge. Aus letzteren müssen die effektiven Bewegungen der entsprechenden Beträge hervorgehen. Wirtschaftsteilnehmer, die von der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung befreit sind, müssen die Details zur Befreiung in ihrer Rechnung oder Honorarnote eindeutig anführen. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt nicht für ausländische Unternehmen. Die Ausgabenbelege müssen auf den Namen des Antragstellers lauten. Zulässig sind auch eindeutige Kassabelege, aus denen die angekauften Waren und die Eckdaten zum Verkäufer hervorgehen.
Im Falle der Abrechnung von Personalkosten:
- Liste des lohnabhängigen Personals für den betreffenden Zeitraum;
- Timesheets/monatliche Stundenaufstellung für das aufgelistete Personal (Gesamtpersonalkosten);
- Lohnstreifen und entsprechende Zahlungsbelege;
- quittierte F24 betreffend die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern.
Im Falle der Abrechnung von ehrenamtlich erbrachten Leistungen: Erklärung jedes einzelnen Mitglieds, das ehrenamtliche Tätigkeiten ausübt. Die Erklärung muss die persönlichen Daten des/der Freiwilligen, die Anzahl der geleisteten Stunden, aufgeschlüsselt nach Projekt, sowie die Art der Leistung enthalten.
